Document management
- Uitleg over de functie en toepassing van documentbeheer
- Wat zijn de voordelen en eigenschappen van een DMS?
- Gebruik de gratis DMS box om de juiste DMS oplossingen te vinden
|
Lees alles over document management
|
Softwareoplossingen voor document management worden aangeduid als document management systeem (DMS), documentenbeheersysteem of met de algemene naam van de software waarvan document management een onderdeel is, zoals CRM systemen of enterprise content management (ECM) oplossingen.
Wat is document management?
Een groot deel van alle informatie in uw organisatie ligt vast in documenten. De meeste daarvan zijn al digitaal, zoals e-mailberichten, gespreksnotities, Wordbestanden, PDF’s, verslagen, handleidingen of productinformatie. Andere zijn digitaal te maken door het scannen ervan. Voorbeelden hiervan zijn brieven, contracten en facturen die u per post ontvangt. De enorme hoeveelheid aan documenten maakt een goed en consequent documentbeheer noodzakelijk. Alleen dan kan de tijdige beschikbaarheid van documenten gegarandeerd worden en is de in de documenten vastgelegde informatie op het goede moment bij de juiste personen beschikbaar.
Software voor documentbeheer
Document management kan niet meer zonder moderne ICT oplossingen. Voor scanning, productie en verwerking zijn veel verschillende technische oplossingen beschikbaar. Voor het overige zorgt software voor de opslag van digitale documenten, de terugvindbaarheid ervan en regelt het zaken als versiebeheer en beveiliging. De grootste voordelen van goed document management vertalen zich in snelheid en efficiëntie. Via diverse zoekfuncties zijn opgeslagen documenten snel traceerbaar en bruikbaar voor medewerkers die er toegang tot hebben.
Online DMS
De meeste DMS oplossingen zijn beschikbaar als online oplossing. Uw documenten worden dan ‘in de cloud’ op externe servers en via internet beheerd, wat de toegankelijkheid ervan nog verder vergroot. Alle taken die te maken met beheer, beveiliging, toegang en softwareonderhoud worden verzorgd door de aanbieder van deze cloudoplossing. Niet alleen dat is een voordeel van een online DMS. Ook de schaalbaarheid van de kosten en de toegankelijkheid zijn doorslaggevende voordelen voor organisaties om voor document management in de cloud te kiezen. Zo betaalt u per gebruiker een vast bedrag per maand. En zolang u toegang heeft tot internet heeft u toegang tot uw DMS systeem en documenten, waar u ook bent.
Documentbeheer
Een DMS systeem kan documentbeheer een stuk eenvoudiger maken. U kunt namelijk eenvoudig e-mails archiveren in klantendossiers, waardoor u met snel de correspondentie van een klant kunt opzoeken. Als een klantdossier niet voldoende is, dan zijn ook projectdossiers mogelijk. Hierin kunt u documenten met betrekking tot projecten automatisch laten archiveren in het DMS. Zo kunt u per project de correspondentie terug vinden op naam en datum. Via een speciale zoekfunctie zijn alle bestanden binnen het documentbeheer eenvoudig terug te vinden.
Documentbeschrijving
Een document is sneller terug te vinden met een makkelijke omschrijving binnen een documentbeheer. U kunt met een speciale DMS module automatisch omschrijvingen genereren. Het document management systeem maakt dan zelf een samenvatting van het document, waarop het document met een zoekmachine kan worden terug gevonden. Hierdoor hoeft u geen extra tijd te besteden in het bedenken van zoekwoorden en samenvattingen binnen het systeem. Als u een document wilt delen met een collega of klant, maar u niet wilt dat deze wordt aangepast, dan is hier ook een module voor. Via een speciale functie is het mogelijk om documenten om te zetten in PDF formaat. Vervolgens kunt u de PDF-versie doorsturen naar klanten of collega’s. Ze kunnen de documenten zelf inzien, maar niet aanpassen waardoor het origineel bewaard blijft in uw documentbeheer.
Documentanalyse
U kunt document management niet alleen gebruiken voor het beheren van uw documenten. U kunt het ook gebruiken om documenten te analyseren en gegevens uit uw organisatie te onderzoeken, in kaart te brengen en te interpreteren. U kunt op deze manier waardevolle inzichten verkrijgen in bijvoorbeeld klanten, leveranciers of administratieve aspecten.
