Implementatie van een DMS systeem
- Wat is DMS implementatie?
- Wat is belangrijk bij de implementatie van een document management systeem?
- Gebruik de gratis DMS box voor alle informatie over DMS software en de implementatie ervan.
- Wat is DMS implementatie?
- Wat is belangrijk bij de implementatie van een document management systeem?
- Gebruik de gratis DMS box voor alle informatie over DMS software en de implementatie ervan.
|
Lees alles over document management
|
Wat is DMS implementatie?
De implementatie van een document management systeem betreft alle voorbereidingen, handelingen en activiteiten die nodig zijn om het systeem zo te laten werken als uw bedoeling is. Heeft u gekozen voor een separate online DMS oplossing, dan is de implementatie wellicht het eenvoudigst. U hoeft de software dan niet zelf te installeren, zodat u na het maken van diverse instellingen en het migreren van uw documenten naar het nieuwe DMS al een heel eind op weg bent. Heeft u voor een lokale oplossing gekozen (de software staat niet bij de cloud aanbieder maar bij u), dan zult u de software eerst nog op uw eigen servers moeten installeren. Technisch gezien kan dit complex zijn, omdat hierbij bijvoorbeeld ook veiligheid, backups, migratie en koppelingen een rol spelen. Naast technische aspecten gaat het ook om organisatorische zaken en een reeks functionele aspecten. Enkele daarvan leest u hieronder.
Wat is belangrijk bij DMS implementatie?
De voordelen van de ingebruikname van een nieuw document beheersysteem zijn duidelijk en op basis van een goede voorbereiding heeft u de selectiefase kunnen afronden met de keuze van een DMS oplossing. Nu volgt de volgende belangrijk fase: de implementatie van het DMS. Hoe beter u dit uitvoert, des te groter zal de acceptatie bij medewerkers zijn en des te sneller zullen zij ermee kunnen en gaan werken. Wat is in deze fase belangrijk?
- Betrek medewerkers tijdig in alle plannen, zodat er draagvlak is als u aan de slag gaat met de implementatie van het DMS.
- Bereid medewerkers voor op de komende aanpassingen in uw DMS en de manier waarop document management in uw organisatie georganiseerd gaat worden.
- Beschrijf nieuwe en aangepaste werkprocessen eenduidig en zorg dat medewerkers hiervan op de hoogte zijn.
- Zorg voor eenduidigheid in de communicatie over het project. Definieer zo nodig de belangrijkste begrippen, zodat misverstanden voorkomen worden.
- Houd goed rekening met de privacyregels. De AVG stelt eisen aan de manier waarop u documenten bewaart, welke informatie daarin mag staan en hoe u de toegang tot documenten regelt.
- Bepaal wie geautoriseerd is voor welke taken en functies van het DMS en overleg dat vooraf. Wijs beheerders aan, zodat duidelijk is waar anderen tijdens en na de implementatie met hun vragen en problemen terecht kunnen.
- Werk tijdig aan de koppelingen met andere systemen. Vaak zijn er nog extra maatregelen en softwareoplossingen nodig om het uitwisselen van documenten met andere systemen mogelijk te maken.
- Definieer een oplossing voor de documenten die u niet digitaal kunt opslaan met het DMS of die u naast de digitale versie ook nog in een papieren versie wilt bewaren.
- Evalueer doorlopend en blijf het DMS verder ontwikkelen. Doe dat in het begin vaker, maar houd het vol. Gebruikers hebben altijd goede adviezen over hoe het gebruik van een DMS verder kan verbeteren.
Waarom gaan DMS implementaties mis?
Als implementaties mislukken is dat zelden het gevolg van de software zelf. Als hier problemen mee zijn, worden deze bijna altijd tijdig in kaart gebracht en verholpen. De werkelijke problemen zijn organisatorisch van aard. Slecht projectmanagement en onduidelijke workflows zijn de belangrijkste oorzaken van mislukte DMS projecten.
Waardoor projecten kunnen mislukken:
- Ondoordachte besluiten.
- Verkeerde softwarekeuze.
- Slechte planning.
- Te weinig deskundigheid.
- Aan het project beginnen zonder duidelijke doelen.
- Niet realistische plannen.
- Te weinig gebruik maken van kennis van specialisten.
- Te gehaast uitgevoerd voortraject.
- Slecht projectmanagement in het selectie- en implementatietraject.
- Te weinig inzicht in eigen workflows en bedrijfsprocessen.
- Te gering draagvlak binnen de organisatie.
- Angst voor verandering; te behoudend denken.
- Tegenwerking door medewerkers of management.
Wie voert de implementatie uit?
Het projectteam geeft leiding aan de implementatie, maar zal voor de uitvoering daarvan hulp nodig hebben van specialisten. Vaak is de leverancier van de DMS oplossing, maar het kan ook een niet aan een leverancier gebonden consultant zijn op het gebied van document management. Let er bij uw keuze op dat de partij die u helpt bij de implementatie voldoende kennis en expertise heeft op drie terreinen:
- Uw processen en workflows
- De gekozen DMS oplossing
- De implementatie zelf
