DMS selectie
- Zo selecteert u een document management oplossing.
- Belangrijk bij het kiezen van een DMS en een leverancier.
- Gebruik de gratis DMS box voor alle informatie over DMS software en de selectie ervan.
|
Selecteer uw DMS oplossing
|
Wat is DMS selectie?
Tijdens het selectietraject gaat het om de uiteindelijke keuze van een document management oplossing die het best past bij uw workflow en type organisatie. Allereerst moet in de voorbereidingsfase uw bedrijfsproces worden beschreven. Na gedetailleerde analyse hiervan, formuleert u de specifieke wensen en eisen. Eerst selecteert u systemen die in eerste instantie lijken te voldoen. Dit is uw longlist. Deze oplossingen onderzoekt u verder, tot een shortlist resteert. De DMS oplossingen van de shortlist vergelijkt u intensief met elkaar. In de laatste fase maakt u hieruit uw keuze. Hoe dit proces stap voor stap werkt en welke keuzes u daarbij moet maken, leest u in het Handboek softwareselectie (onderdeel van de DMS box).
Hoe pakt u selectie aan?
Misschien heeft u veel kennis in huis en kunt u de selectie en implementatie van een nieuw DMS zelfstandig uitvoeren. Bij de meeste organisaties is dit echter niet het geval. Naast de keuze van de DMS software zelf, zult u dan ook een leverancier van ondersteunende diensten moeten selecteren. Denk daarbij bijvoorbeeld aan een (onafhankelijk) adviseur in het selectietraject, iemand die u ondersteunt bij het herinrichten van uw workflows of een specialist die de implementatie voor u verzorgt. Bij het vinden van de DMS oplossing en leveranciers daarvan helpt de DMS box u. Voor DMS advies, hulp en begeleiding van uw DMS project kunnen wij u in contact brengen met onafhankelijk adviseurs.
DMS vergelijken
Functioneel kunt u DMS oplossingen eenvoudig vergelijken. Voor technische aspecten wordt dat lastiger en dat bemoeilijkt het vergelijken van de verschillende documentbeheer systemen. Laat u bij de selectie van een DMS daarom altijd zo goed mogelijk adviseren. Bepaal voor uzelf welke voordelen u verwacht van een DMS en wat uw specifieke eisen en wensen zijn. Leg het contact met DMS leveranciers en investeer tijd in het bekijken van presentaties en demo’s. DMS leveranciers en adviseurs kennen de mogelijkheden met document management systemen en kunnen u veel vertellen over hun ervaringen uit de dagelijkse praktijk. Het vergelijken van DMS oplossingen wordt daardoor eenvoudiger.
Voorbereiding op de selectie
De selectie van een document management systeem vereist kennis van het totale aanbod, een betrouwbaar beeld van de markt en een gestructureerde aanpak. De voorbereiding hierop is essentieel. Slaat u belangrijke stappen over of voert u bepaalde stappen in het selectieproces niet goed uit, dan verkleint u daarmee de kans op het kiezen van de beste DMS oplossing aanzienlijk. Belangrijk in de eerste fase is dat u een goed beeld heeft van wie het DMS straks gaan gebruiken en met welk doel zij dat doen. Gaat het om het verbeteren van uw dienstverlening, het effectiever maken van de werkprocessen en workflows, het verlagen van kosten, het verminderen van fouten, het beter voldoen aan wettelijke verplichtingen of iets anders? Ook zult u uw huidige en toekomstige bedrijfsactiviteiten en organisatie goed in kaart moeten brengen en een inschatting moeten maken welke koppelingen met andere bedrijfssoftware nodig zijn. Alles waarop u antwoord moet hebben, komt aan de orde in de DMS box.
Eisen en wensen
Uw belangrijkste checklist stelt u zelf samen: de eisen- en wensenlijst of het programma van eisen (PVE). U doet dit zodra u de voorbereiding heeft afgerond en een goed beeld heeft van de mogelijkheden. Hiervoor is dus eerst nog contact met verschillende DMS leveranciers en specialisten raadzaam. Zij geven u een goed beeld van technische en praktische mogelijkheden en houden al rekening met wat voor u van toepassing zou kunnen zijn. Als u hiervan een goed beeld heeft, maakt u uw eisen- en wensenlijst voor alle facetten die voor uw toekomstige DMS moeten gelden. Functioneel gaat het daarbij om wat het DMS moet kunnen. Gebruikerswensen gaan over gebruiksgemak en bijvoorbeeld flexibiliteit. Overige voorwaarden kunnen van alles zijn wat u belangrijk vindt.
Andere keuzes
Het zoeken naar de juiste oplossing is niet het enige wat van belang is bij DMS selectie. In het selectietraject gaat het ook om de keuze tussen een cloudoplossing of een lokaal (on premise) DMS. Maar ook om de keuze van een separaat DMS of een oplossing waarbij de document management functionaliteit is geïntegreerd in ander bedrijfssoftware. Daarnaast zijn er rond de uitvoering van het project en de uiteindelijke implementatie van het systeem veel vragen te beantwoorden, wat ook geldt voor wie u bij de selectie en implementatie gaat begeleiden, de migratie van bestaande documenten naar het nieuwe systeem en de training van uw medewerkers. Allemaal zaken die uitgebreid aan de orde komen in de informatie van de DMS box.
