Home » Wat is DMS » Wat is document management

Wat is document management

Hoe gebruikt u document management?
Wanneer is het gebruik van een DMS zinvol?
Gebruik de gratis DMS box voor alle informatie over document management.

Een document management systeem (DMS) begint met een bureau met daarop een stapel post, onderverdeeld in brieven, offertes en facturen. DMS software is dan ook een hulpmiddel om ongestructureerde documenten en gegevens van een organisatie te beheren. De basiselementen van een bruikbaar document management systeem zouden minimaal moeten bestaan uit: metadata, versiebeheer, beveiliging, check in/out mechanisme, workflow en integratiemogelijkheden met bestaande applicaties, zoals MS-Office, CRM en ERP systemen. Het doel van een DMS systeem is om de bestaande processen te verbeteren, veiliger te maken en vooral traceerbaar te maken.

Welke DMS past bij u?

Wanneer is document management zinvol?

Een document management systeem is zinvol voor iedere organisatie waar gegevens en documentbeheer een onderdeel vormen van het dagelijks bedrijfsproces, en een organisatie efficiënter en meer gecontroleerd wil gaan werken. Indicaties van de behoefte voor een DMS zijn onder andere:

Gebruik van veel papier in de bedrijfsprocessen
Documentbeheer neemt (te) veel tijd in beslag
Documenten zijn lastig terug te vinden.

Het DMS pakket zal voor u gaan werken en ondersteunt de bedrijfsprocessen actief. Het kan u bijvoorbeeld tijdig informeren als een contract of belangrijk certificaat dreigt te verlopen. De juiste document management keuze en een goed uitgevoerde implementatie zullen resulteren in een oplossing waarmee medewerkers kunnen blijven werken op de manier zo als zij dat gewend zijn. Tegelijkertijd profiteert de gebruiker van voordelen als verbeterde personeelsefficiëntie en gestroomlijnde processen. Daarnaast zorgt een document management ervoor dat de veiligheid en historie gewaarborgd blijft en ondersteunt hiermee verschillende certificeringsrichtlijnen.

Ontwikkelingen

De belangrijkste ontwikkelingen van de afgelopen jaren zijn de object georiënteerde DMS structuur, zelf de vrijheid hebben om objecten te definiëren om daarmee het document management systeem perfect aan te sluiten op bestaande bedrijfsprocessen. Door de object georiënteerde structuur is het DMS uitermate geschikt voor meer toepassingen, bijvoorbeeld CRM, contractmanagement of incidentmanagement. Daarnaast is document beheer door de vele online DMS oplossingen locatie onafhankelijk geworden. Actuelere ontwikkelingen liggen op het terrein van mobile document management & BYOD (bring your own device), hybride oplossingen (de combinatie van cloud en on-premise DMS software), social content and collaboration en de toepassing van big data en oplossingen voor data analytics.

DMS oplossing kiezen?

Dit is belangrijk!

Dit artikel is tot stand gekomen met medewerking van Office in a Box kennispartner van het ICT informatiecentrum.

Waarom DMS software?

Ontdek de voordelen en mogelijkheden!