Alles over DMS software
Oplossingen, leveranciers, informatie
Wat wilt u?
DMS project starten > Lees ‘Zo pakt u uw DMS project aan’
DMS selecteren > Gebruik de gratis DMS/ECM box en lees over DMS selectie
DMS implementeren > Lees over successen en fouten bij DMS implementatie
Geïnformeerd blijven > Volg de ontwikkelingen via de ICT nieuwsbrief
DMS oplossingen, leveranciers en adviseurs
WAARMEE KUNNEN WIJ U HELPEN?
Waarom een document management systeem?
De stroom digitale documenten en content binnen organisaties neemt nog altijd toe. Dit stelt steeds hogere eisen aan de opslag, beschikbaarheid, terugvindbaarheid en veiligheid ervan. Met een document management systeem (DMS) automatiseert u het beheer van documenten zodat de beschikbaarheid van documenten en de vastgelegde informatie, gegarandeerd is. Deze website informeert u over de mogelijkheden van document management en enterprise content management (ECM) en helpt u bij de keuze van DMS software.
DMS/ECM box
Overweegt u nieuwe DMS software of wilt u starten met ECM of DMS software selectie? Maak dan gebruik van de DMS/ECM box. Alle aspecten van het selecteren, vergelijken en implementeren van een documentbeheer systeem komen hierin aan de orde. De box bestaat uit alle belangrijke informatie over DMS en ECM selectie en implementatie van het ICT informatiecentrum, aangevuld met op uw toepassing gerichte informatie. De box helpt u met het vinden van de oplossing die het best past bij uw organisatie, activiteiten en processen.
Waarvoor gebruikt u een DMS?
De belangrijkste toepassing van een document management systeem is het optimale beheer van documenten en digitale content. Voor het beheer moet alle informatie gedigitaliseerd zijn in een format waarmee de DMS software overweg kan. Het DMS zorgt voor het op de juiste manier opslaan en archiveren van de documenten, zodat deze daarna weer snel en goed terug vindbaar zijn.
Door het documentbeheer te centraliseren in één systeem wordt het delen van documenten eenvoudig. Uiteraard is het hierbij mogelijk vast te leggen wie welke documenten mag inzien of wijzigen. Voordeel is dat iedereen die toegang heeft tot een bepaald document, altijd gebruik maakt van de meest recente versie en dat samenwerken hierdoor gemakkelijker wordt. Workflows zijn snel in te richten, waardoor de werkprocessen beter gestructureerd zijn en effectiever en efficiënter worden. Lees verder: wat is DMS?
Soorten DMS oplossingen
DMS oplossingen zijn er in diverse vormen. Gaat het alleen om het beheer van documenten, dan bieden oplossingen die aangeduid worden als DMS systeem u waarschijnlijk de best passende oplossing. Voor bredere toepassingen, waarbij u ook andere digitale content zoals e-mail of webcontent wilt beheren, passen enterprise content management (ECM) oplossingen waarschijnlijk beter. Overigens worden met DMS en ECM oplossingen steeds vaker dezelfde oplossingen bedoeld, vooral omdat DMS software standaard steeds meer ECM functionaliteit bezit. Voor nog bredere toepassingen kan het gaan om enterprise information management (EIM) oplossingen. En betreft het gestructureerde data, dan kunt u het best zoeken naar een oplossing op het gebied van data management.
Voor veel specifieke DMS functionaliteit zult u waarschijnlijk kiezen voor een separaat document management systeem. Echter, basisfunctionaliteit voor documentbeheer kunt u ook terugvinden in ERP software of een CRM of HRM oplossing. Deze keuze is onderdeel van het selectieproces, waarover u alles leest in de DMS/ECM box. In alle gevallen kunt u kiezen voor software die u lokaal installeert (on premise, ofwel op uw eigen servers) en software die online beschikbaar is. Bijna alle DMS oplossingen zijn webbased of kennen een online versie en presenteren zich als DMS in de cloud.